Programa de facturas y presupuestos

Un solo programa para facturas y presupuestos, no dos

Lo habitual es acabar con dos herramientas: una plantilla de Excel para presupuestar y un programa de facturación aparte para emitir. Funciona hasta que el cliente acepta. Entonces hay que volver a teclear cada partida, cada medición y cada precio en el otro sitio, y ahí es donde se cuelan los errores que cuestan dinero: una partida que se queda fuera, un IVA del 10 % que se factura al 21 %, un descuento que se aplica dos veces.

Cuando el programa de presupuestos y facturas es el mismo, ese paso desaparece. Y se gana algo menos obvio: el histórico queda unido. Puedes ver qué presupuestaste, qué se aceptó, qué se facturó y qué falta por cobrar de la misma obra, sin cuadrar dos listas a mano.

Vale la pena decir una cosa incómoda: si solo emites facturas y no presupuestas nunca, te sobra la mitad de esto y hay software de facturación más barato y más simple. Esta herramienta tiene sentido cuando presupuestas: si el presupuesto es la puerta por la que entra el trabajo, tenerlo unido a la factura es lo que ahorra tiempo de verdad.

Qué mirar antes de elegir uno

• Que el presupuesto se convierta en factura sin reescribir. Es la razón de tener las dos cosas juntas; si hay que copiar y pegar, da igual que sea el mismo programa.
• IVA por partida, no por factura. En obra conviven el 10 % de rehabilitación de vivienda y el 21 % de obra nueva o local en el mismo trabajo. Un programa que solo deja un tipo por factura obliga a partirla.
• Facturación por fases o certificaciones. Una obra de tres meses no se cobra de una vez, y facturar anticipos a mano descuadra el total.
• Verifactu de serie. Desde la entrada en vigor, la factura tiene que salir con huella encadenada y QR. Conviene que venga incluido y no como un módulo aparte que se paga.
• Que funcione en el móvil de verdad. El presupuesto se hace en casa del cliente, no en el despacho.

Si estás comparando opciones, tenemos el análisis de los mejores programas para presupuestos de obra y comparativas con Holded, Presulink y Stimat.

De presupuesto aceptado a factura, sin reescribir nada

El error más caro al facturar reformas es llevar dos sistemas: el presupuesto en un sitio (Excel, Word, papel) y la factura en otro. Con una app que una las dos cosas, cuando el cliente firma el presupuesto, la factura sale de ahí mismo: mismas partidas, mismos importes, mismo IVA. Sin errores de copia y con el histórico completo de cada obra en un solo lugar.

IVA y cobros por fases, bien hechos

• IVA 10 % o 21 % según el tipo de obra y la regla del 40 % de materiales — la app lo aplica por partida (guía del IVA en reformas)
• Facturar por certificaciones: 30 % al empezar, 40 % a mitad, 30 % al terminar — cada tramo con su factura correcta (cómo facturar por avance)
• Cobro online: enlace de pago por tarjeta o Bizum en la propia factura, para cobrar antes

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